Wliczanie umów cywilnoprawnych do stażu pracy – kompendium praktycznych skutków zmian

Wliczanie umów cywilnoprawnych do stażu pracy – kompendium praktycznych skutków zmian

12 września 2025 r. Sejm uchwalił nowelizacje przepisów w zakresie wliczania umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej do stażu pracy. Nowelizacja niesie ze sobą ogrom dodatkowej pracy dla służb personalnych.

Wszystko wskazuje na to, że wkrótce wliczanie umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej do stażu pracy stanie się obowiązkiem wszystkich pracodawców. Po uchwaleniu przez Sejm nowych przepisów istotne jest jeszcze stanowisko Senatu i Prezydenta, ale nic na razie nie wskazuje na zablokowanie ustawy.

1. Zakres wpływu nowelizacji na uprawnienia pracownicze

Nowe przepisy będą skutkować zwłaszcza:

a)    wyższym wymiarem urlopu wypoczynkowego,

b)    zwiększonym dodatkiem stażowym,

c)    nabycie prawa do nagrody jubileuszowej lub nabyciem prawa do kolejnego, wyższego jej poziomu,

d)    dłuższym okresem wypowiedzenia umowy o pracę,

e)    wyższą odprawą w przypadku rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika.

Warto wyjaśnić, że w aktualnym stanie prawnym stosuje się dwa rodzaje stażu pracy, tj.:

a)    staż ogólnozakładowy (od którego zależy np. wymiar urlopu wypoczynkowego, tj. 20 lub 26 dni),

b)    oraz staż zakładowy (od którego zależy np. długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy w przypadku wypowiadania umowy z przyczyn nie leżących po stronie pracownika). Pragmatyki służbowe obowiązujące w niektórych zakładach pracy (zwłaszcza sfery budżetowej) wiążą ze stażem ogólnozakładowym prawo np. do dodatku stażowego i nagrody jubileuszowej. Dodatkowo, w przepisach zakładowych można wprowadzać inne uprawnienia powiązane z zakładowym stażem pracy.

Do ogólnozakładowego stażu pracy, oprócz świadczenia pracy na podstawie umowy o pracę, zaliczają się okresy takie jak pobieranie zasiłku dla bezrobotnych, praca na roli, stosunki służby, pobieranie stypendium sportowego. Ponadto, w pewnym zakresie uwzględniane są okresu nauki, kształcenia się w szkole doktorskiej. Uwzględnieniu nie podlegają natomiast okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych czy też prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Już wkrótce ma to ulec zasadniczej zmianie.

2. Nowe rodzaje okresów uwzględnianych w stażu pracy

Po nowelizacji, do okresów pracy będą się zaliczać także m.in. okresy:

a)   prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, mając przy tym na uwadze, że znowelizowana ustawa będzie odsyłać do katalogu działalności określonych w art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w stażu uwzględniane będą zwłaszcza okresy takie jak:

a.       prowadzenia indywidualnej działalności gospodarczej (w tym tzw. samozatrudnienie – ale nie tylko),

b.       bycia wspólnikiem spółek osobowych  – jawnej, komandytowej, partnerskiej,

c.        bycia wspólnikiem jednoosobowej spółki z o.o.,

d.       bycia twórcą i artystą,

e.   prowadzenia działalności w zakresie wolnego zawodu (w rozumieniu przepisów podatkowych – gdzie osiągany jest przychód z działalności gospodarczej),

f.         prowadzenia określonych placówek oświatowych, np. szkoły.

b)     wykonywania umów cywilnoprawnych, np. umowa zlecenia i o świadczenie usług oraz umowa agencyjna,

c)     pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą działalność gospodarczą,

d)     pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej czy spółdzielni kółek rolniczych.

(powyższe okresy (pkt a-d) będą uwzględniane w stażu również, gdy na podstawie odrębnych przepisów dana osoba nie podlegała obowiązkowi naliczania składki na ubezpieczenie społeczne (przykładowo, do stażu wejdzie okres niepodlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów do ukończenia 26 lat z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo o świadczenie usług));

e)     udokumentowane okresy pracy zarobkowej innej niż zatrudnienie za granicą – również jeśli były to formy inne niż standardowa umowa o pracę (w zakresie natomiast umów o pracę – pozostają w mocy przepisy ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy stanowiące o obowiązku zaliczania takiego zatrudnienia do stażu pracy),

f)     zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem (dotyczy to także osoby współpracującej z osobą prowadzącą działalność gospodarczą) — jeśli w tym czasie były opłacane składki emerytalne i rentowe.

Zaliczanie okresów będzie dotyczyły zarówno stażu ogólnozakładowego jak i zakładowego. Z tym, że aby dany okres został zaliczony także do stażu zakładowego, to praca będzie musiała być świadczona na rzecz danego pracodawcy (czyli np. jeśli dana osoba świadczyła pracę na podstawie umowy zlecenia na rzecz podmiotu XYZ, a następnie – praca była świadczona na podstawie umowy o pracę na rzecz tego samego podmiotu XYZ, to należy uwzględnić okres w stażu pracy).

W przypadku nakładania się okresów uwzględnianych w stażu lub nakładania się tych okresów na okres pozostawania w stosunku pracy, do okresu zatrudnienia wliczany będzie jeden z tych okresów.

3. Poświadczanie nowych okresów

Także po wejściu w życie zmian pracodawcy nie będą wystawiać świadectw pracy potwierdzających okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych. Zaliczanie okresów objętych ubezpieczeniem będzie natomiast następowało na podstawie jednego z 3 rodzajów zaświadczeń wydawanych przez ZUS:

a)    o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu (np. za okres prowadzenia działalności gospodarczej),

b)     o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (np. za okres pracy na podstawie umowy zlecenia),

c)   o zgłoszeniu do ubezpieczenia społecznego (za okres, w którym przedsiębiorca podejmujący działalność po raz pierwszy nie podlegał obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym).

Wniosek o wydanie zaświadczenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie składać osoba fizyczna, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia, w postaci elektronicznej za pomocą ZUS PUE. ZUS będzie wydawał zaświadczenia elektronicznie umieszczając je w ZUS PUE.

Nie trzeba będzie potwierdzać okresów pracy w ramach umów cywilnoprawnych u swojego dotychczasowego pracodawcy.

ZUS będzie wydawać zaświadczenia wyłącznie na podstawie posiadanych informacji w swoim systemie. Warto zauważyć, że ZUS ma dane o historii zatrudnienia od 1 stycznia 1999 oraz nie będzie korzystać z dodatkowych dokumentów przy wystawianiu zaświadczenia ani nie będzie prowadzić żadnych dodatkowych postępowań. Stąd, okresy wcześniejsze pracownik będzie mógł potwierdzić i udokumentować bezpośrednio swojemu pracodawcy, przy użyciu posiadanej przez siebie dokumentacji.

W przypadku osób, które nie podlegały ubezpieczeniom czy też okresów pracy za granicą, pracownik sam będzie musiał przedstawić dowód – np. umowę ze zleceniodawcą.

4. Przepisy przejściowe

W przepisach przejściowych wprowadzono inne zasady dla sektora prywatnego – a inne dla sektora publicznego. W sektorze prywatnym uprawnienia uwzględniające zwiększony staż będą przysługiwały od dnia nabycia uprawnień ale nie wcześniej niż od dnia przewidzianego na zastosowanie przepisów (czyli po upływie 6 miesięcy od publikacji). W sektorze publicznym, uprawnienia uwzględniające zwiększony staż będą przysługiwały od dnia 1 stycznia 2026 r.

W nowych przepisach nie ustalono konkretnych ram czasowych wskazujących, do którego roku wstecz będą zaliczane do stażu pracy okresy wynikające z ustawy. Zaliczeniu będą podlegać zatem wszystkie udowodnione okresy, tzn. nie tylko okresy po wejściu w życie ustawy, ale także wcześniejsze. Ważne jest jednak, że uprawnienia nie przysługują wstecznie (czyli np. 26 dniowy urlop wypoczynkowy będzie naliczany od roku, w którym wykazano staż pracy a nie za lata wcześniejsze).

Jeśli pracownik zatrudniony w dniu wejścia w życie obowiązków wynikających z ustawy (odpowiednio: 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym, 6 m-cy od publikacji w sektorze prywatnym) udokumentuje w ciągu 24 miesięcy od tego dnia okresy objęte ustawą, to pracodawca będzie miał obowiązek wliczenia tych okresów do okresu zatrudnienia pracownika.

W trwających i niezakończonych naborach (na dzień wejścia w życie obowiązków wynikających z ustawy) nie wlicza się nowych okresów wynikających z ustawy. A więc znowelizowane przepisy znajdą zastosowanie tylko do naborów rozpoczynanych od tej daty.

Także jeśli w dniu wejścia w życie nowelizacji będzie trwał okres wypowiedzenia umowy o pracę, to nowe rodzaje okresów nie będą uwzględniane. Znowelizowane przepisy znajdą zastosowanie tylko do wypowiedzeń rozpoczynających się od tej daty.